Schaffen Sie den papierbasierten Ablauf ab und starten Sie mit der Digitalisierung der Eingangsrechnung. Entweder nutzen Sie unsere Komplettlösung und lagern den vollständigen Ablauf als Service aus. Oder Sie scannen selbst – schnell und benutzerfreundlich „Inhouse“. Optional validieren Sie Ihre Daten selbst oder lassen das automatisch erledigen. Manuelle Eingaben sind in allen Fällen überflüssig.
Ihr Nutzen in Kürze.
Ablauf zum "Scannen & Erkennen"
Der Prozess bzw. Ablauf zur Elektronischen Eingangsrechnung kann in zwei Bereiche aufgeteilt werden.
- Die "Digitalisierung" der Papier- oder E-Mail-Rechnung, also der Indexierung oder Verschlagwortung. Am Ende dieses Schrittes steht ein digitaler Rechnungsdatensatz, der den formalen Kriterien einer Eingangsrechnung entspricht. Die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung sind formal erfüllt, d.h. bspw. dass eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatum und die Beträge mit der ausgewiesenen Umsatzsteuer formal korrekt sind.
- Dem zweiten Teil, der inhaltlichen Kontrolle und Freigabe durch die verantwortlichen Mitarbeiter des Unternehmens widmen wir uns im Nachgang unter dem Punkt "Workflows" oder "Rechnungseingangs-Workflow".
Und so geht´s:
- Sie öffnen Ihre Post und kleben einen Barcode von der Rolle als sog. "Belegtrenner" auf.
- Sie legen den Rechnungsstapel in den Scanner, drücken auf das Knöpfchen und die Rechnungen werden in hoher Geschwindigkeit gleichzeitig mit Vor- und Rückseite gescannt.
- Sie geben den Stapel an Ihrem Scan-Client frei.
- Die gescannten Rechnungen liegen nun im PDF-Format vor und werden mittels des "Assistenzsystems" verschlagwortet. Das System greift dabei auch auf Ihren Kreditorenstamm zu und gleicht mit diesen Daten die Rechnung ab.
- Nach Abschluss der Indexierung liegen nun Ihre Eingangsrechnungen verschlagwortet vor und können nach Ihren Vorgaben weiterverarbeitet werden, z.B. in einen Freigabe-Workflow, einer elektronischen Archivierung oder direkt in Ihrem ERP-System.
Der nächste Schritt zur Rechnungsverarbeitung - Workflow
Nachdem die Rechnung nun digitalisiert, d.h. als Datensatz vorliegt, formal geprüft und nun formal korrekt ist, schließt sich die "Inhaltliche Kontrolle" der Eingangsrechnung an.
Dies erfolgt mit Hilfe eines sog. "Elektronischen Workflows". Die Eingangsrechnungen werden elektronisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und nach einem selbst gewählten Prüfschema, z.B. einem 4-Augen-Prinzip freigegeben und an die Buchhaltung zur weiteren Bearbeitung, Kontierung und Bezahlung automatisch weitergeleitet.
<Hier geht´s zum zweiten Step, zum "Workflow">
Dies erfolgt mit Hilfe eines sog. "Elektronischen Workflows". Die Eingangsrechnungen werden elektronisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und nach einem selbst gewählten Prüfschema, z.B. einem 4-Augen-Prinzip freigegeben und an die Buchhaltung zur weiteren Bearbeitung, Kontierung und Bezahlung automatisch weitergeleitet.
<Hier geht´s zum zweiten Step, zum "Workflow">
Weitere Features beim Erkennen der Eingangsrechnungen
Scannen & Erkennen als Service
Trotz "Assistenzsystem" hinsichtlich der Verschlagwortung möchten Sie damit dennoch keine eigenen Ressourcen binden. Sie scannen lediglich die Eingangsrechnungen. Alles weitere wird automatisch für Sie erledigt.
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Outsourcing Handling Eingangsrechnungen
Sie möchten den Prozess der Eingangsrechnung vollständig auslagern. Die postalischen Eingangsrechnungen werden entweder direkt umgeleitet oder durch uns gescannt, indexiert und Ihnen innerhalb kürzester Zeit digital zur Verfügung gestellt.
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Und so geht die Verarbeitung weiter:
Workflow
(Hier noch einmal der Vollständigkeit halber mit den weiterführenden, möglichen Bearbeitungsschritten.)
Nach dem "Digitalisieren" der Eingangsrechnung und der formalen Richtigkeit wird die Rechnung in den verschiedenen Abteilungen auf die inhaltliche Korrektheit überprüft. Ebenfalls elektronisch unterstützt - effizient und schnell.
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Schnittstellen
Medienbrüche und erneute, manuelle Eingaben werden vermieden. Die geprüften Eingangsrechnungen werden an das Dealer-Management-System oder ERP-System via Schnittstelle übertragen
Elektronische Archivierung
Nach den Bearbeitungsvorgängen müssen Ihre Eingangsrechnungen sicher aufbewahrt und schnell wiedergefunden werden. Dies erfolgt in der myDocuBox, aber optional auch in einem bereits vorhandenen Archivierungssystem.
Automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang!
Nehmen Sie Kontakt zu unserem Fachpersonal auf.
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