Solutions / Revisionssichere Archivierung
Die sog. "Revisionssicherheit" bezieht sich auf sichere Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Informationen oder Belegen mit Hilfe von elektronischen Archierungssystemen.
Die myDocuBox leistet einen Anteil auf Ihrem Weg zur "Revisionssicherheit". Hierunter wird die Eignung der gesamten Lösung bzw. Verfahren verstanden, die aufbewahrungspflichtigen und aufbewahrungswürdigen Dokumente und Informationen "sicher" aufzubewahren.
Die myDocuBox leistet einen Anteil auf Ihrem Weg zur "Revisionssicherheit". Hierunter wird die Eignung der gesamten Lösung bzw. Verfahren verstanden, die aufbewahrungspflichtigen und aufbewahrungswürdigen Dokumente und Informationen "sicher" aufzubewahren.
Die rechtlichen Grundlagen (Auszug)
Bis zum 01.01.2015 gab es die beiden folgenden Grundsätze, die immer noch in vielen Publikationen und im Internet im Zusammenhang mit der "Revisionssicherheit" genannt werden.
GDPdU
vom 16.07.2001
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen |
GoBS
vom 07.11.1995
Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme |
An die Stelle dieser beiden o.g. Grundsätze treten ab dem 01.01.2015 die folgenden Grundsätze:
(vgl. dazu Seite 37 Nr. 183 von den GoBD)
(vgl. dazu Seite 37 Nr. 183 von den GoBD)
GoBD
vom 14.11.2014
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Die GoBD finden Sie hier.
Die GoBD finden Sie hier.
Was heißt das in der Praxis?
Mit den GoBD regelt die Finanzverwaltung, wie Buchhaltungsbelege beim Einsatz einer EDV-Buchhaltung erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen. Somit soll die einheitliche Behandlung von Papier- und elektronischen Belegen erreicht werden.
Die GoBD gelten ab dem Wirtschaftsjahr 2015. Sie werden von den Prüfern des Finanzamtes in Form einer gesonderten Prüfung untersucht.
Scannen
Hinsichtlich der grundsätzlichen "digitalen" Aufbewahrung sowie der Überführung eines Papierbeleges in das "digitale" Format sagt die GoBD, dass dies zulässig sei
- sofern die digitalen Unterlagen mit den original empfangenen Handel- und Geschätsbriefen bzw. Buchungsbelegen übereinstimmen (Rz 118 ff.),
- während der Aufenthaltsdauer jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
- Eine Farbwiedergabe ist dann erforderlich, wenn der Farbe eine "Beweiskraft" zukommt, z.B. Minusbeträge in roter Schrift, Bearbeitungsvermerke in unterschiedlichen Farben, etc.
Anforderungen an DMS
Für das Dokumenten-Management-System (DMS) oder Archivsystem als ein Teil des Gesamtsystems ergeben sich aus den GoBD folgende Anforderungen:
Verfahrensdokumentation
Eine sog. "Verfahrensdokumentation" wird lt. den GoBD erforderlich, aus der "Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich wird".
Diese Verfahrensdokumentation enthält die folgenden Punkte:
Aber:
Lt. den GoBS (Rz. 155) liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt oder unvollständig ist, SOFERN die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt ist.
Mit der Einführung der myDocuBox in Ihrem Unternehmen erhalten Sie eine Verfahrensdokumentation, die die vor- und nachgelagerten Systeme bzw. Abläufe berücksichtigt.
Die GoBD gelten ab dem Wirtschaftsjahr 2015. Sie werden von den Prüfern des Finanzamtes in Form einer gesonderten Prüfung untersucht.
Scannen
Hinsichtlich der grundsätzlichen "digitalen" Aufbewahrung sowie der Überführung eines Papierbeleges in das "digitale" Format sagt die GoBD, dass dies zulässig sei
- sofern die digitalen Unterlagen mit den original empfangenen Handel- und Geschätsbriefen bzw. Buchungsbelegen übereinstimmen (Rz 118 ff.),
- während der Aufenthaltsdauer jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
- Eine Farbwiedergabe ist dann erforderlich, wenn der Farbe eine "Beweiskraft" zukommt, z.B. Minusbeträge in roter Schrift, Bearbeitungsvermerke in unterschiedlichen Farben, etc.
Anforderungen an DMS
Für das Dokumenten-Management-System (DMS) oder Archivsystem als ein Teil des Gesamtsystems ergeben sich aus den GoBD folgende Anforderungen:
- Unveränderbarkeit
- Zeitvorgaben
- Vollständigkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Verfügbarkeit
Verfahrensdokumentation
Eine sog. "Verfahrensdokumentation" wird lt. den GoBD erforderlich, aus der "Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich wird".
Diese Verfahrensdokumentation enthält die folgenden Punkte:
- Der Prozess selbst (Der organisatorisch und technisch gewollte Ablauf. Kurz, die Art und Weise, wie die Dokumente erfasst, bearbeitet und gespeichert werden)
- Das IT-System (Welche Scanner, Drucker, Übertragungsmechanismen, Arbeitplätze, etc.)
- Die Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Manipulation und Datenverlust (beabsichtigt und unbeabsichtigt)
- Die unterschiedlichen Berechtigungsstufen der Benutzer
- Interne Kontrollen zur Wahrung der Stabilität des Gesamtsystems
Aber:
Lt. den GoBS (Rz. 155) liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt oder unvollständig ist, SOFERN die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt ist.
Mit der Einführung der myDocuBox in Ihrem Unternehmen erhalten Sie eine Verfahrensdokumentation, die die vor- und nachgelagerten Systeme bzw. Abläufe berücksichtigt.
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