Solutions / Rechnungseingang / Workflows
Ihre Eingangsrechnungen laufen nicht mehr in Papierform durch die verschiedenen Freigabeprozesse, sondern in digitaler Form. Überblick, Schnelligkeit und mehr Kapital sind das Ergebnis.
Das System orientiert sich an IHREN Abläufen - nicht umgekehrt.
Zum Rechnungseingang Teil 2: Workflow Rechnungseingang & inhaltliche Prüfung
Die Eingangsrechnung wurde im ersten Schritt "digitalisiert", d.h. ein Rechnungsdatensatz mit allen gesetzlich erforderlichen Bestandteilen einer Rechnung wie bspw. der Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und korrekten Netto- und Bruttobeträgen. Nach dieser ersten Prüfung mittels "Assistenzsystem" oder als "Full-Service" ist die Rechnung "formal" korrekt und kann nun weiterbearbeitet werden.
Im "Rechnungseingangs-Workflow" oder nur "Workflow" wird die Rechnung nun auf elektronischem Wege an die zuständigen Abteilungen oder Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Die Vorgehensweise richtet sich dabei nach den unternehmensindividuellen Anforderungen, z.B. einem durchgängien "4-Augen-Prinzip". Möglichkeiten zur Weitergabe an andere Abteilungen oder Rückfragemöglichkeiten sind im Standard enthalten.
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Und so geht´s:
- Die Rechnung wurde bereits im Rechnungseingangsleser verschlagwortet und liegt als "Rechnungsdatensatz" als PDF- und XML-Datei vor. Sie ist bereits auch in der myDocuBox oder einem anderen Dokumenten-Management-System abgelegt.
- Die Rechnung ist bereits als formal korrekt erkannt. Es schließt sich die inhaltliche Kontrolle an. Die Rechnung läuft durch verschiedene Abteilungen, Bedingungen und Rückfragemöglichkeiten werden berücksichtigt, bis schließlich die Freigabe erfolgt.
- Dieser "Workflow" ist individuell. Das Regelwerk bestimmen Sie.
- Die Eingangsrechnung läuft in der Buchhaltung auf, wird verbucht, automatisch an ein Folge-Finanzsystem übergeben und die Bezahlung kann initiiert werden.
Verwandte Themen zum Workflow "Rechnungseingang":
Papierrechnungen digitalisieren
Zur schnellen elektronischen Verabeitung der Eingangsrechnung muss diese zuerst "digitalisiert" werden, d.h. ein PDF-Dokument mit den Indexdaten wird erstellt. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten und Komfortstufen.
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PDF-Rechnungen empfangen
Werden direkt PDF-Rechnungen empfangen, entfällt mindestens der Scanprozess, um die Papierrechnung in ein PDF-Dokument umzuwandeln. Die verschiedenen Zustände einer Eingangsrechnungen werden im Gesamtprozess vorteilhaft berücksichtigt.
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