Bild: Boomers-Gruppe
Der BMW-Vertragshändler Boomers mit insgesamt vier Standorten digitalisert seit Anfang des Jahres 2018 seine Eingangsrechnungen, zunächst für den Standort "Jungeblut" in Borken. Diese werden am Anfang des Prozesses mit einem Dokumentenscanner gescannt und anschließend mit Hilfe des Assistenzssystems "Rechnungseingangsleser" verschlagwortet. Dabei wird der Medienbruch zwischen der Papierrechnung zum digitalen Datensatz überwunden. Es werden alle relevanten Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Datum, Netto- und Brutto-Beträge usw. automatisch zusammen mit dem gescannten Dokument als "Datensatz" generiert. Hierbei wird ebenfalls direkt eine Kontrolle auf die formale Korrektheit der Eingangsrechnung durchgeführt.
Die Eingangsrechnungen der Hersteller BMW und MINI erfahren eine Sonderbehandlung und werden automatisch mit Zusatzinformationen wie der Fahrgestellnummer (FIN), dem Fahrzeugkennzeichen und je nach Rechnungsart auch über separate Schnittstellen mit weiteren Informationen angereichert.
Nach dem Digitalisieren der Eingangsrechnungen werden diese zur inhaltlichen bzw. fachlichen Prüfung via "Elektronischem Workflow" den jeweiligen Abteilungen digital zur Verfügung gestellt. Alle Belege werden fortan in den Abteilungen auf elektronischem Wege mit einem sog. "Worfkflow-Client" geöffnet und bearbeitet. Es findet kein Weiterreichen von Papierbelegen mehr statt. Für die Führung des Unternehmens ist ersichtlich, welche Rechnungen sich in welchen Abteilungen zur Freigabe befinden. Neben der höheren Transparenz ergibt sich auch ein Geschwindigkeitszuwachs hinsichtlich der Bearbeitungsdauer, so dass abgelaufene Skontofristen vermieden werden.
Einhergehend mit dem neuen Ablauf treibt der Geschäftsführer und Projektleiter am Standort Borken, Herr Stefan Greving, eine Anpassung der Organisationsstruktur in der Boomers-Gruppe voran. Der Bereich Finanzen/Rechnungswesen/Controlling wurde an den Standort Borken verlagert. In jeder Filiale werden die Eingangsrechnungen zum Anfang des Prozesses gescannt und stehen dann praktisch in Echtzeit zur Verfügung. Kurierfahrten zwischen den Standorten können somit entfallen.
Initiiert wurde das Projekt am Standort in Borken. Nach dem Echtstart wurden dann die übrigen 3 Standorte sukzessive einbezogen. Geschäftsführer Stefan Greving merkt dazu an, dass sich alle Kolleginnen und Kollegen zunächst an den neuen Ablauf ohne Papier haben gewöhnen müssen. Dies sei aber ohne größere Reibungsverluste geschehen.
Die Boomers-Gruppe ist Vertragspartner für die Hersteller BMW und MINI. Zur Gruppe gehören die Standorte Boomers in Ahaus und Bocholt sowie Jungeblut Borken und Engelmeier in Haltern.
Von Jochen Buhr
Die Eingangsrechnungen der Hersteller BMW und MINI erfahren eine Sonderbehandlung und werden automatisch mit Zusatzinformationen wie der Fahrgestellnummer (FIN), dem Fahrzeugkennzeichen und je nach Rechnungsart auch über separate Schnittstellen mit weiteren Informationen angereichert.
Nach dem Digitalisieren der Eingangsrechnungen werden diese zur inhaltlichen bzw. fachlichen Prüfung via "Elektronischem Workflow" den jeweiligen Abteilungen digital zur Verfügung gestellt. Alle Belege werden fortan in den Abteilungen auf elektronischem Wege mit einem sog. "Worfkflow-Client" geöffnet und bearbeitet. Es findet kein Weiterreichen von Papierbelegen mehr statt. Für die Führung des Unternehmens ist ersichtlich, welche Rechnungen sich in welchen Abteilungen zur Freigabe befinden. Neben der höheren Transparenz ergibt sich auch ein Geschwindigkeitszuwachs hinsichtlich der Bearbeitungsdauer, so dass abgelaufene Skontofristen vermieden werden.
Einhergehend mit dem neuen Ablauf treibt der Geschäftsführer und Projektleiter am Standort Borken, Herr Stefan Greving, eine Anpassung der Organisationsstruktur in der Boomers-Gruppe voran. Der Bereich Finanzen/Rechnungswesen/Controlling wurde an den Standort Borken verlagert. In jeder Filiale werden die Eingangsrechnungen zum Anfang des Prozesses gescannt und stehen dann praktisch in Echtzeit zur Verfügung. Kurierfahrten zwischen den Standorten können somit entfallen.
Initiiert wurde das Projekt am Standort in Borken. Nach dem Echtstart wurden dann die übrigen 3 Standorte sukzessive einbezogen. Geschäftsführer Stefan Greving merkt dazu an, dass sich alle Kolleginnen und Kollegen zunächst an den neuen Ablauf ohne Papier haben gewöhnen müssen. Dies sei aber ohne größere Reibungsverluste geschehen.
Die Boomers-Gruppe ist Vertragspartner für die Hersteller BMW und MINI. Zur Gruppe gehören die Standorte Boomers in Ahaus und Bocholt sowie Jungeblut Borken und Engelmeier in Haltern.
Von Jochen Buhr